Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

Zentivy es el nombre comercial bajo el cual Carlos Esteban Trujillo Paz, persona natural con matrícula mercantil vigente ante la Cámara de Comercio de Pasto, presta este servicio. Zentivy figura como nombre comercial en su Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN, junto con las actividades económicas de desarrollo de sistemas informáticos y alojamiento y procesamiento de datos.

El número de identificación tributaria se suministra en las facturas y en los contratos suscritos con cada cliente. Por tratarse de una persona natural, no está sujeta al registro en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que aplica a personas jurídicas y sociedades.

2. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Datos que tratamos

4.1. Como responsable

• Cuenta de usuario: nombre, correo electrónico, foto de perfil e identificador de cuenta de Google. Se obtienen del inicio de sesión con Google; Zentivy no crea ni almacena contraseñas.
• Datos de la empresa usuaria: razón social, NIT, dirección, ciudad, teléfonos, correo de contacto, logo, horario y sitio web.
• Datos de facturación: plan contratado, historial de pagos, referencia e identificador de transacción de la pasarela. Zentivy no almacena números de tarjeta.
• Registros de auditoría: usuario, rol, acción realizada, entidad afectada y fecha, para trazabilidad y seguridad.
• Copias de seguridad: respaldos periódicos de la base de datos, conservados un máximo de treinta (30) días y almacenados fuera del proveedor de alojamiento para poder recuperar la información ante un incidente.
• Datos técnicos: fecha del último acceso e información mínima de uso necesaria para operar y proteger el servicio.

4.2. Como encargado

Por instrucción de cada empresa usuaria, alojamos y procesamos:

• Clientes: nombre, tipo y número de identificación, correo, teléfono, dirección, ciudad y departamento.
• Proveedores: nombre, NIT, correo, teléfono, dirección, nombre de contacto y notas.
• Miembros del equipo: nombre, correo, rol y sedes asignadas.
• Operación comercial: productos, inventario, ventas y cuentas de cobro, cotizaciones, préstamos, abonos, devoluciones, caja y activos.
• Conversaciones del agente IA (solo si la empresa lo activa): identificador y nombre del contacto en el canal, y el contenido de los mensajes de texto, imagen y audio intercambiados.

5. Finalidades

• Prestar el servicio de inventario, ventas, cartera, caja y reportes.
• Autenticar el acceso y aplicar el control de permisos por rol y por sede.
• Generar y enviar documentos comerciales por correo electrónico cuando el usuario lo solicita.
• Operar el agente de IA sobre los canales de mensajería que la empresa conecte.
• Gestionar la suscripción, la facturación y el cobro a través de la pasarela de pagos.
• Prestar soporte técnico y atender solicitudes.
• Mantener trazabilidad, prevenir fraude y proteger la seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.
• Contactarte durante el primer mes por teléfono o correo para acompañar la puesta en marcha y presentarte el servicio (ver sección 5.1).

5.1. Contacto comercial durante el primer mes

Al aceptar esta política autorizas de forma previa, expresa e informada que Zentivy te contacte por llamada telefónica y correo electrónico, a los datos que registraste, con estos límites:

• Solo durante el primer mes contado desde el registro. Después cesa automáticamente, sin que tengas que pedirlo.
• Únicamente sobre Zentivy: acompañamiento en la puesta en marcha, resolución de dudas y presentación del servicio. Nunca productos de terceros, y tus datos no se ceden a nadie con fines comerciales.
• Solo por los canales que registraste, y en los horarios que permite la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca domingos ni festivos.
• Antes de llamar consultamos el Registro Nacional de Números Excluidos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Puedes revocarlo cuando quieras, incluso durante ese primer mes: basta escribir a holazentivy@gmail.com o decírselo a quien te llame. La solicitud se atiende de inmediato y no afecta en nada tu servicio: revocar este contacto no cancela tu cuenta ni limita ninguna función.

No vendemos datos personales. No los usamos para publicidad de terceros ni los cedemos con fines comerciales. Los datos de una empresa no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general.

6. Autorización

La autorización del titular se obtiene al momento del registro, mediante aceptación expresa de esta política y de los Términos del servicio. Zentivy conserva evidencia de esa aceptación (usuario, fecha, hora y versión del documento aceptado) como prueba de la autorización.

Cuando una empresa usuaria carga datos de terceros, declara que cuenta con la autorización de esos titulares y que les informó las finalidades del tratamiento. Zentivy no obtiene esa autorización en su nombre.

7. Datos sensibles y de menores

Zentivy no solicita datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o datos biométricos) ni datos de niñas, niños y adolescentes. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo, y el servicio no está diseñado ni dirigido a recolectarlos. Si una empresa usuaria los ingresa por su cuenta en campos de texto libre, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad.

8. Encargados y proveedores

Para prestar el servicio intervienen los siguientes terceros, cada uno limitado a la finalidad indicada:

Esta lista se mantiene actualizada. Si incorporamos un nuevo proveedor que trate datos personales, publicaremos la nueva versión de esta política antes de que empiece a operar.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables:

• Autenticación delegada en Google (OAuth). Zentivy no almacena contraseñas.
• Aislamiento de datos por empresa en varias capas, incluida seguridad a nivel de fila en la base de datos, para que ninguna empresa pueda acceder a la información de otra.
• Control de acceso por rol y restricción del alcance de la información a las sedes asignadas a cada usuario.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) en todas las comunicaciones.
• Registro de auditoría de las operaciones sensibles.

Ningún sistema es infalible. En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, notificaremos a las empresas usuarias afectadas y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa aplicable.

11. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

12. Procedimiento de consultas y reclamos

Canal único: holazentivy@gmail.com. Debe indicarse el nombre del titular, la descripción de la solicitud y un dato de contacto para la respuesta.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informará al interesado y se resolverá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.

Si el titular de los datos es cliente de una empresa que usa Zentivy, su solicitud debe dirigirse a esa empresa, que es la responsable del tratamiento. Si la recibimos directamente, la trasladaremos a la empresa correspondiente y le informaremos al titular.

13. Retención y supresión

• Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y mientras subsista la finalidad que justificó su recolección.
• Cuentas que nunca se usaron: si al mes del registro una empresa no ha cargado ninguna información —ni productos, ni clientes, ni ventas—, se elimina junto con los datos de acceso asociados. No cuentan como información cargada los registros que el sistema crea solo al abrir la cuenta (sede inicial, cuenta de recaudo en efectivo, cliente «Consumidor Final» y categorías de gasto de ejemplo). Te avisamos por correo antes de hacerlo, y basta con entrar y usar la plataforma para conservarla. Guardar indefinidamente los datos de un registro que nunca se usó no tiene finalidad que lo justifique.
• Cuentas que solo usaron la prueba: si nunca se activó un plan de pago, la relación se entiende terminada al vencer la prueba gratuita y los datos se conservan treinta (30) días calendario desde ese vencimiento. Dentro de ese plazo se puede activar un plan y conservarlo todo, o pedir la entrega.
• Terminada la relación, los datos se conservan por noventa (90) días calendario, plazo durante el cual la empresa puede solicitar su entrega o su eliminación inmediata. Cuando la terminación es por falta de pago, esos noventa días corren desde el vencimiento de la vigencia pagada, y la información permanece intacta mientras tanto.
• Siempre avisamos antes de eliminar: dos correos al canal de contacto registrado, uno al comenzar el plazo —o treinta (30) días antes, cuando el plazo es de noventa— y otro siete (7) días antes de la eliminación.
• Vencido ese plazo sin solicitud, los datos se eliminan de los sistemas productivos. Las copias de respaldo se sobrescriben en el ciclo ordinario de retención, que no supera los treinta (30) días adicionales.
• Se conservan por más tiempo únicamente los registros que la ley obligue a mantener, y solo para esa finalidad.

14. Entrega y portabilidad de la información

Cualquier empresa usuaria puede solicitar la entrega completa de su información en formato Excel, módulo por módulo: inventario, clientes, proveedores, ventas y cuentas de cobro, cotizaciones, cartera, caja y movimientos. Las condiciones comerciales de este servicio están en la cláusula 9 de los Términos del servicio.

Esas condiciones comerciales aplican a la exportación de la información de negocio. El derecho de un titular a acceder a sus propios datos personales es siempre gratuito y no está sujeto a cobro alguno, conforme a la Ley 1581 de 2012.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 20 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras Zentivy preste el servicio. Las bases de datos se conservarán conforme a la sección 13.

Podemos actualizar esta política. Cada versión lleva número y fecha de entrada en vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días calendario de anticipación al correo registrado, y se solicitará nueva aceptación dentro de la aplicación.

16. Contacto

Carlos Esteban Trujillo Paz — Zentivy
Centro Comercial San Agustín, Local 224A, Pasto, Nariño, Colombia
holazentivy@gmail.com · +57 317 022 8461